Datenschutzerklärung für Seminarteilnehmer
1. Verantwortliche
Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts ist die WIGOS Wirtschaftsförderungsgesellschaft Osnabrücker Land mbH, Am Schölerberg 1, 49082 Osnabrück, E-Mailadresse: info@wigos.de (nachfolgend „WIGOS“ oder „wir“ genannt).
2. Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragten
Sie können unsere Datenschutzbeauftragte per E-Mail unter datenschutz@landkreis-osnabrueck.de oder postalisch unter Landkreis Osnabrück, Am Schölerberg 1, 49082 Osnabrück kontaktieren.
3. Anmeldung und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Sie können sich über das Anmeldeformular auf unserer Webseite unter https://wigos.de für die Seminare anmelden. Hierfür können Sie folgende Daten angeben:
- Vorname
- Name
- Name des Unternehmens
- Straße/Postfach, PLZ und Ort
- Telefonnummer
- E-Mailadresse
- Gutscheincode sowie
- Falls abweichend Rechnungsadresse
Bitte beachten Sie, dass die Pflichtangaben gesondert gekennzeichnet und die übrigen Angaben freiwillige Angaben sind. Sämtliche Angaben werden zu vorvertraglichen bzw. vertraglichen Zwecken genutzt (Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO). Die Annahme Ihrer Teilnahmeanmeldung erfolgt per E-Mail.
4. Umfang und Zweck der Datenverarbeitung
4.1 Zweck der Datenverarbeitung
Ihre personenbezogenen Daten werden zum Zwecke des Vertragsschlusses für die Möglichkeit einer Seminarteilnahme, seiner Durchführung und Abwicklung verarbeitet und elektronisch gespeichert. Ferner bieten wir Ihnen bei Vor-Ort-Seminaren am Seminarort ein Namensschild an, das Sie als Teilnehmerin bzw. Teilnehmer des Seminares zu erkennen gibt. Die Verwendung erfolgt freiwillig.
4.2 Datenverarbeitung aufgrund einer Einwilligung
Beim Anmeldeprozess können Sie uns sowie unseren verbundenen Unternehmen OLEG und MaßArbeit eine Einwilligung zur langfristigen Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten in einer elektronischen Datenbank erteilen. Die Einwilligung können Sie hier einsehen und abgeben: www.wigos.de/einwilligung
5. Sonderregelungen für Online-Seminare
Neben den Vor-Ort-Seminaren bietet die WIGOS auch Online-Seminare an. Diese werden nicht aufgezeichnet. Sie können während des Online-Seminars die Kamera und/oder das Mikrofon an- oder ausschalten. Das Ausstellen des Mikrofons aller Teilnehmenden kann auch durch die Rednerin bzw. den Redner und/oder der WIGOS vorgenommen werden. Ihre Teilnahme und ggf. bei Kamerafreischaltung Ihr Bild sowie Chat- und Redebeiträge sind auch für alle anderen Teilnehmerinnen u. Teilnehmer des Online-Seminars wahrnehmbar. Beim angezeigten Namen kann ein Pseudonym verwendet werden.
Für die Online-Seminare nutzt die WIGOS den Dienst Zoom. Der Dienst Zoom wird von der Zoom Video Communications Inc. („Zoom”) 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, USA betrieben. Zur Nutzung dieses Dienstes gehen Sie ein eigenes Vertragsverhältnis mit Zoom ein. Zoom erhebt während der Nutzung des Dienstes Ihre IP-Nummer. Die WIGOS nutzt eine vom Landkreis Osnabrück zur Verfügung gestellte Lizenz. Der Landkreis Osnabrück hat mit Zoom einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, den Sie hier https://zoom.us/docs/doc/Zoom_GLOBAL_DPA.pdf abrufen können. Die datenschutzfreundlichen Voreinstellungen nach Art. 25 Abs. 2 DS-GVO sind getätigt. Bitte achten Sie darauf, dass Aufmerksamkeitstracking ausgeschaltet ist und bleibt, um Ihre Daten umfassend zu schützen. Zoom ist eine amerikanische Gesellschaft, so dass es zu einer Übertragung von Daten in die USA kommen kann. Die USA gelten gegenwärtig als Land mit unzureichendem Datenschutzniveau, weil Betroffene hinsichtlich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten keine mit denen der EU vergleichbaren Rechtsbehelfe haben. Es kommen bei Zoom daher die EU-Standardvertragsklauseln und weitere Schutzmaßnahmen zum Einsatz (Art. 46 Abs. 2 c) DS-GVO), um eine Datensicherheit herzustellen. Die Datenschutzerklärung von Zoom können Sie hier https://zoom.us/de-de/privacy.html abrufen.
6. Gesetzliche und vertragliche Pflichten zur Bereitstellung
Die Bereitstellung Ihrer Daten, wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben, ist weder vertraglich noch gesetzlich vorgeschrieben. Sollten Sie keine Pflichtangaben zur Verfügung stellen, können wir Ihre Anmeldung leider nicht bearbeiten und Sie können nicht an dem gewünschten Seminar teilnehmen.
7. Weitergabe an Dritte
Wir geben Ihre Daten nur an Dritte weiter, wenn wir hierzu aufgrund des geltenden Rechts berechtigt oder verpflichtet sind. Eine Berechtigung liegt unter anderem dann vor, wenn Sie uns eine Einwilligung erteilen oder Dritte die Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Wenn wir unsere Geschäftstätigkeiten nicht selbst vornehmen, sondern von anderen Unternehmen vornehmen lassen und diese Tätigkeiten auch mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verbunden ist, haben wir diese Unternehmen zuvor vertraglich verpflichtet, die Daten nur für die uns rechtlich erlaubten Zwecke zu verwenden. Wir sind befugt, diese Unternehmen insoweit zu kontrollieren.
Eine Pflicht zur Datenweitergabe liegt zum Beispiel bei der Anfrage einer Behörde vor.
Bei einer entsprechenden Einwilligung können folgende Dritte von Ihren Daten Kenntnis nehmen und diese verarbeiten:
- andere Besucherinnen u. Besucher bzw. Teilnehmerinnen u. Teilnehmer und der Referent/die Referentin des Seminars bei Verwendung eines Namensschilds; sowie
- die oleg Osnabrücker LandEntwicklungsgesellschaft mbH („oleg“) und die MaßArbeit kAöR („MaßArbeit“) bei einer Einwilligung zur langfristen Speicherung der Daten in der Unternehmensdatenbank.
8. Speicherdauer und Löschung von Daten
Bei Rückgabe von Namensschildern werden diese nach Ende des Seminars unwiederbringlich vernichtet.
Die Speicherung Ihrer Vertragsdaten erfolgt bis zum Abschluss der Verjährungsfristen, die drei Jahre zum Ende des Kalenderjahres betragen. Danach werden nur noch die Daten aufbewahrt, die aus steuer- und handelsrechtlichen Gründen aufzubewahren sind, jedoch werden sie für jegliche andere Verwendung gesperrt.
Soweit die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, erfolgt die Datenverarbeitung bis auf Widerruf oder soweit die Einwilligung anderweitig ihre Gültigkeit verlieren sollte.
Sind Daten als Beweismittel oder anderweitig für Verfahren erforderlich, werden diese zur Rechtsverfolgung und -verteidigung verwendet und es erfolgt die Aufbewahrung bis zum endgültigen Abschluss des Verfahrens.
9. Ihre Rechte (Widerspruch, Widerruf, Auskunft, Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Löschung, Übertragung, Beschwerde)
(1) Widerspruch
Sie können der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns aus Gründen, welche sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Hierzu können Sie die in Ziffer 1 genannten Kontaktmöglichkeiten nutzen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, welche Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung erfolgt aufgrund von Rechtsansprüchen von WIGOS.
(2) Widerruf
Ferner haben Sie das Recht, erteilte Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitungen, die auf Ihrer Einwilligung beruhen, bleibt bis zur Ausübung des Widerrufs hiervon jedoch unberührt.
(3)Sonstige Rechte
Sie haben jederzeit das Recht, kostenfrei Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten, unrichtige Daten zu korrigieren sowie Daten in ihrer Verarbeitung einschränken oder löschen zu lassen. Ferner haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und Ihre Daten durch uns auf jemand anderen übertragen zu lassen. Schließlich haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzbehörde zu beschweren.
Mit Ausnahme Ihres Beschwerderechts bei der Datenschutzbehörde können Sie uns Ihr jeweiliges Anliegen durch Nutzung der in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten mitteilen.
10. Datensicherheit
Unter Berücksichtigung des Standes der Technik, der Kosten der Umsetzung und der Art, des Umfangs, des Kontextes und der Zwecke der Verarbeitung sowie der Wahrscheinlichkeit und Schwere einer Verletzung der Rechte und Freiheiten natürlicher Personen haben wir geeignete technische und organisatorische Maßnahmen im Sinne des Artikels 32 der Datenschutzgrundverordnung (GDPR) zum Schutz der Besucherdaten getroffen. Die folgenden Maßnahmen werden unter anderem ergriffen, um die Besucherdaten vor Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung durch Unbefugte zu schützen:
Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Widerstandsfähigkeit der Verarbeitungssysteme und -dienste; Gewährleistung der raschen Wiederherstellung der Verfügbarkeit personenbezogener Daten im Falle eines physischen oder technischen Vorfalls; Durchführung von Verfahren zur regelmäßigen Prüfung, Bewertung und Auswertung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten. Bitte beachten Sie, dass bei der Versendung von Nachrichten per E-Mail die vollständige Verschlüsselung des Übertragungswegs nicht gewährleistet werden kann.
11. Datenschutzerklärung für die Webseite
Bitte beachten Sie, dass dieses Dokument nur die Datenschutzhinweise für Seminarteilnehmer beinhaltet. Die Datenschutzerklärung für die Webseite ist hier www.wigos.de/datenschutzerklaerung abrufbar.