Das Thema Digitalisierung steht für viele Unternehmen ganz oben auf der Prioritätenliste. Das Redaktionsteam der WIGOS sprach vor diesem Hintergrund mit Benedikt Nolte von der IWT GmbH, Institut für Wirtschaft und Technik, aus Lemgo. Nolte und seine Kollegen betreuen für die WIGOS das Thema "Interne Geschäftsprozesse" bei der kostenfreien WIGOS-Impulsberatung Digitalisierung.
Herr Nolte, Sie begleiten Unternehmen im Landkreis Osnabrück im Rahmen der Impulsberatung Digitalisierung – mit einem Fokus auf die internen Geschäftsprozesse. Welche digitalen Entwicklungen prägen aktuell besonders die internen Geschäftsprozesse von Unternehmen – insbesondere im Mittelstand?
Nolte: Aktuell prägen vor allem cloud-basierte Systeme die internen Geschäftsprozesse von Unternehmen im Mittelstand. Dazu zählen ERP-Lösungen, Projektmanagement-Tools und mobile Apps, etwa zur Zeiterfassung, die ortsunabhängig genutzt werden können und gleichzeitig Medienbrüche reduzieren. Darüber hinaus gewinnen mobile Anwendungen für Monteure und Serviceteams an Bedeutung – beispielsweise digitale Bautagebücher oder Apps wie Craftnote, die den Informationsfluss zwischen Büro und Baustelle deutlich erleichtern. Ein weiterer Trend sind automatisierte Workflows, etwa bei der Angebotserstellung, Rechnungsstellung oder Nachkalkulation. Diese Entwicklungen sorgen insgesamt dafür, dass Abläufe schneller, transparenter und weniger fehleranfällig werden – vorausgesetzt, die Systeme sind sinnvoll miteinander integriert.
Wo sehen Sie momentan die größten ungenutzten Potenziale in der Digitalisierung von Verwaltungs- oder Kernprozessen?
Nolte: Viele kleine und mittlere Unternehmen setzen bereits digitale Lösungen ein, schöpfen deren Möglichkeiten jedoch nicht vollständig aus. Ein großes Potenzial liegt in der Durchgängigkeit der Prozesse: Daten sollten nur einmal erfasst werden, und gerade die sauberen Schnittstellen zwischen Bürosoftware und Handwerker-Apps bieten hier den größten Hebel. Darüber hinaus gibt es Chancen in der Standardisierung und Automatisierung – etwa bei Angeboten, Rechnungen oder Materialbestellungen, die sich stärker vereinheitlichen lassen, um wiederkehrende Tätigkeiten zu reduzieren. Auch die systematische Nutzung von Daten bleibt vielfach ungenutzt. Informationen aus Nachkalkulationen, Materialverbrauch oder Auslastung könnten wertvolle Grundlage für Verbesserungsentscheidungen sein. Nicht zuletzt bietet die digitale Kundenkommunikation erhebliches Potenzial: Terminbuchungen, Statusmeldungen oder Feedbackprozesse könnten deutlich stärker online abgewickelt werden. Ebenso gewinnen Online- und Webshops an Bedeutung, insbesondere wenn sie nahtlos in die internen Abläufe eingebunden sind.
Welche digitalen Technologien oder Methoden werden Ihrer Erfahrung nach häufig unterschätzt oder falsch eingesetzt?
Nolte: Ein Beispiel für unterschätzte Technologien sind ERP-Systeme. Viele Betriebe verfügen zwar über solche Lösungen, nutzen aber nur einen kleinen Teil der Funktionen und führen parallel Excel-Listen, was den Nutzen deutlich schmälert. Auch mobile Zeiterfassung und Dokumentation sind oft vorhanden, werden jedoch nicht konsequent eingesetzt. Dadurch gehen wichtige Daten verloren, die für Transparenz und Nachkalkulation entscheidend wären. Darüber hinaus wird die Prozessmodellierung häufig unterschätzt. Digitalisierung wird vielerorts auf die Einführung von Software reduziert, statt methodisch Abläufe zunächst sichtbar zu machen und dann gezielt zu optimieren. Schließlich bleiben auch E-Rechnungen hinter ihren Möglichkeiten zurück. Trotz gesetzlicher Vorgaben setzen viele Betriebe weiterhin auf PDF-Rechnungen, obwohl digitale Rechnungsprozesse deutlich schneller und effizienter gestaltet werden könnten.
Was sind typische Stolpersteine bei der digitalen Weiterentwicklung interner Abläufe – und wie lassen sie sich vermeiden?
Nolte: Ein typischer Stolperstein sind Insellösungen: Es werden Systeme eingeführt, die nicht miteinander kommunizieren. Das führt zu zusätzlichen Schnittstellenproblemen. Vermeiden lässt sich das, indem man von Beginn an ganzheitlich denkt und auf integrierte Lösungen setzt. Auch die Überforderung der Mitarbeitenden ist ein Risiko. Werden zu viele neue Tools gleichzeitig eingeführt, entsteht Widerstand. Sinnvoll ist deshalb eine schrittweise Einführung mit klarer Priorisierung. Ein weiteres Hindernis ist fehlendes Prozessverständnis. Oft wird Digitalisierung einfach „draufgesetzt“, ohne die bestehenden Abläufe zu hinterfragen. Erfolgreich ist, wer zunächst Prozesse durchleuchtet und dann gezielt digitalisiert. Schließlich spielt auch Investitionszurückhaltung eine Rolle. Viele kleine und mittlere Unternehmen scheuen die Kosten, vergessen dabei jedoch die langfristigen Einsparungen durch Effizienzgewinne. Hier helfen Kosten-Nutzen-Berechnungen und die Nutzung von Fördermöglichkeiten, um die Hürde zu senken.
Welche Rolle spielt Prozessverständnis im Unternehmen – und wie wichtig ist es, Digitalisierung nicht rein technisch zu denken?
Nolte: Prozessverständnis spielt eine zentrale Rolle, weil Digitalisierung kein Selbstzweck ist. Selbst die beste Software bringt keinen Mehrwert, wenn Abläufe, Rollen und Schnittstellen im Unternehmen nicht klar definiert sind. Entscheidend ist, dass digitale Tools die Arbeit vereinfachen und nicht zusätzliche Belastungen erzeugen. Deshalb sollte Digitalisierung immer prozessorientiert und menschenzentriert gedacht werden – Technik ist das Werkzeug, nicht das Ziel.
Wie gelingt es, die Mitarbeitenden in digitale Veränderungsprozesse aktiv einzubinden?
Nolte: Die aktive Einbindung der Mitarbeitenden gelingt vor allem durch frühzeitige Beteiligung. Sie kennen die Herausforderungen im Alltag am besten und können wertvolle Hinweise für die Auswahl passender Tools geben. Ebenso wichtig ist eine transparente Kommunikation: Es sollte klar vermittelt werden, warum etwas verändert wird und welchen konkreten Nutzen die Neuerung bringt. Damit Akzeptanz entsteht, helfen Quick Wins – also kleine, sichtbare Erfolge wie weniger Papierarbeit oder eine einfachere Zeiterfassung. Darüber hinaus sind Schulung und Support entscheidend: Praktische Einführungen, verständliche Handouts und feste Ansprechpersonen im Betrieb sorgen dafür, dass die neuen Lösungen im Alltag auch tatsächlich genutzt werden. Nicht zuletzt sollte Mitgestaltung möglich sein. Wenn Mitarbeitende ihre Ideen einbringen und spüren, dass ihre Erfahrung zählt, steigt die Motivation, digitale Veränderungen aktiv mitzutragen.
Wenn Sie auf die letzten Jahre zurückblicken: Welcher digitale Wandel hat Sie selbst am meisten überrascht – positiv oder negativ?
Nolte: Positiv überrascht hat mich, wie schnell selbst kleine Betriebe mobile Apps eingeführt haben. Inzwischen gehören Tablets und Smartphones auf der Baustelle vielerorts zum Alltag – etwas, das vor wenigen Jahren kaum vorstellbar war. Negativ fällt dagegen auf, dass E-Rechnungen und digitale Archivierung trotz gesetzlicher Vorgaben und offensichtlicher Effizienzgewinne noch immer nur schleppend umgesetzt werden. Hier lassen viele kleine und mittlere Unternehmen enormes Potenzial ungenutzt. Grundsätzlich haben KMU und Handwerksbetriebe die Basiswerkzeuge zur Digitalisierung oft bereits im Einsatz. Doch sie werden häufig nicht konsequent oder integriert genutzt. Der eigentliche Schlüssel liegt deshalb weniger in neuen Technologien, sondern in Prozessverständnis, funktionierenden Schnittstellen, der aktiven Einbindung der Mitarbeitenden und einer pragmatischen Umsetzung.
Wir danken für das Gespräch!
Foto: Freuen sich über die Zusammenarbeit im Rahmen der WIGOS-Impulsberatung Digitalisierung (v.l.n.r.): Andre Schulenberg und Andrea Frosch (beide WIGOS), Dr. Benedikt Nolte (Geschäftsführer vom IWT GmbH Institut für Wirtschaft und Technik), Alexander Giere (Projektleiter IWT) sowie Axel Kolhosser (WIGOS).
Nähere Infos zur WIGOS Impulsberatung Digitalisierung finden Sie hier.
